Preventivazione Automatica di Commessa

La fase di preventivazione durante il processo di offerta commerciale per una commessa è molto importante. Sottostimare i costi significa rischiare di vendere in perdita. Sovrastimarli, in un mercato fortemente competitivo, vuol dire spesso rinunciare alla vendita.

Un preventivo è per sua natura approssimato. Non siamo in grado di prevedere il futuro dei sistemi complessi con precisione. Possiamo però utilizzare strumenti che ci aiutino a ragionare in modo strutturato e che limitino l’incertezza al minimo indispensabile.

Non meno importante, emettere un preventivo di qualità è molto costoso. Si tratta di un’attività fondamentale per la vendita che avviene però in una fase preliminare. Quante e quali risorse impiegare allo scopo? Si tratta di un problema interessante e comune a tante aziende. Un metodo logico strutturato e degli automatismi basati sull’esperienza aziendale sono risorse chiave per essere competitivi nella proposta commerciale.

I consulenti di CAE Device propongono un metodo strutturato per la gestione della fase di preventivazione con forti contenuti di automazione. Il modulo di calcolo accetta dati in ingresso e fornisce una valutazione di redditività e rischi associati alla commessa. Sulla base dei risultati ottenuti indica poi le autorizzazioni necessarie da richiedere alle figure aziendali competenti per procedere con la fase di offerta vera e propria verso il Cliente.

  1. Metodo per la preventivazione automatica
    • La preventivazione si basa su una valutazione di rischi e opportunità. Alcuni rischi di progetto sono certi, come i costi dei materiali diretti, mentre altri sono solo potenziali. Le opportunità sono essenzialmente quelle di una vendita immediata della commessa e di benefici futuri legati alla prosecuzione di un’attività con il Cliente: ad esempio la fornitura di ricambi di propria produzione con elevata marginalità
    • La valutazione del progetto si basa su un modulo Costi/Ricavi, che deve essere alimentato con dati coerenti
    • Una volta provvisto dei dati necessari, il modulo fornirà una valutazione della redditività di progetto e i rischi associati. In più emetterà richieste di approvazione per le figure aziendali necessarie per autorizzare un’attività con il grado di rischio risultato.
Apertura del modulo elettronico di calcolo automatico
  1. Distinta dei costi
    • I costi sono i rischi certi di un progetto e vanno allocati con precisione. Un preventivista esperto può utilizzare gli strumenti automatici con modelli standard in modo fruttuoso. Chi è meno esperto dovrà intensificare lo sforzo di configurazione iniziale e dovrà contare su un buon gruppo di dati storici.
    • I costi possono sommariamente dividersi nelle seguenti categorie:
      • Materiali Diretti (MD): Acquisti di beni e materie prime, semilavorati, servizi di consulenza necessari alla realizzazione del progetto.
      • Manodopera Diretta (MOD): La prorpia forza lavoro allocata sul progetto, per lavori interni all’azienda o esterni (cantiere).
      • Costi Indiretti Differenziali (CID): Tutti i costi che non compongono il prodotto finito ma sono necessari per la sua realizzazione: costi di viaggio, vitto e alloggio del personale in trasferta, costi di trasporto e logistica, premi di assicurazione, costi di copertura da rischi finanziari e legali, eventuali provvigioni ad intermediari. Si chiamano Differenziali perchè si verificano solo se il progetto viene eseguito.
      • Costi Indiretti Non Differenziali (CIND): Spese amministrative e generali, ammortamenti, oneri di struttura aziendale. Si chiamano Non Differenziali perchè esistono indipendentemente dall’esecuzione del progetto ma vengono allocati su di esso in parte.
    • Le varie voci di costo vanno allocate nel modulo automatico nelle righe esistenti
Esempio di impostazioni di voci di costo nel modulo elettronico
  1. Prezzo di vendita e Redditività attesa
    • Il programma di calcolo andrà alimentato con un prezzo di vendita normale per il progetto e con un prezzo di rottura. Quest’ultimo valore è il compenso minimo che si è disposti ad accettare per prendere il lavoro. Il prezzo di rottura può essere un dato in ingresso, ma se l’azienda lo desidera il programma può anche essere configurato per fornirlo come dato in uscita. In tale ipotesi il programma sarà configurato con criteri di giudizio decisi a priori dai responsabili aziendali.
    • Sulla base dei dati ricevuti, il programma fornirà un calcolo di redditività attesa. L’elaborazione viene fatta tenendo conto dei criteri di ripartizione dei Costi Indiretti Non Differenziali inizialmente configurati dall’azienda. L’informazione di redditività attesa è molto importante per decidere se e come proseguire con la fase di redazione dell’offerta commerciale.
Esempio di risultato sintetico dell’elaborazione
  1. Valutazione dei Rischi e Autorizzazioni
    • Il modulo di elaborazione dati contiene una sezione dedicata ai rischi di commessa. Possono esistere rischi di varia natura e spesso è utile valutarli per decidere se la commessa è davvero un’opportunità da cogliere ad un dato prezzo. I rischi possono essere sistemici oppure contingenti. I primi sono correlati alla natura del progetto e le loro cause sono ben prevedibili. I secondi sono legati a una probabilità generale di intraprendere l’attività professionale e sono meno prevedibili.
    • Esistono alcune categorie principali di rischi di commessa:
      • Rischi di progettazione: alcuni esempi possono essere l’utilizzo di nuove tecnologie sulle quali c’è poca esperienza, sottostima delle ore di progettazione necessarie allo scopo, imperfetta valutazione delle richieste di conformità agli standard del Cliente.
      • Rischi di cantiere: prolungamento inatteso della permanenza del personale in sito Cliente, con aggravio di costo conseguente. Cause tipiche possono essere eventi imprevisti durante le attività di montaggio e test, oppure un ritardo nelle cadenze produttive del Cliente, oppure ancora la difficoltà ad ottenere la firma sul modulo di accettazione finale del progetto (FA).
      • Rischi di fornitura: aumenti imprevisti del costo delle materie prime, inefficienza di eventuali società in subappalto, ritardi nelle consegne dei materiali acquistati o loro guasti.
      • Rischi finanziari: essenzialmente legati alle fluttuazioni del tasso di cambio se si opera in valuta estera locale.
      • Rischi legali: connessi ad esempio all’imperfetta valutazione delle normative locali specifiche del sito Cliente, oppure a casi di estensione di permanenza all’estero con seguente necessità di creare una stabile organizzazione fiscale nel Paese di attività. Un’altra possibilità è l’esigenza di tutela professionale a fronte di eventuali contestazioni della fornitura.
    • In funzione della tipologia di rischio e del suo valore economico, il modulo automatico evidenzia la necessità di autorizzazione da parte di figure aziendali selezionate per l’accettazione del calcolo e l’emissione dell’offerta con il prezzo indicato. L’offerta di un progetto di valore modesto, poco rischioso e con buona redditività specifica potrà essere ad esempio autorizzato all’interno della struttura vendite. L’offerta di un progetto le cui implicazioni possono intaccare significativamente il capitale aziendale dovrà presumibilmente essere autorizzata dal Direttore Generale o dall’Imprenditore.
Esempio di sezione di calcolo rischi associati al progetto
  1. Strumenti informatici di supporto
    • Lo strumento scelto per la redazione del programma e dei moduli di calcolo è Miscrosoft Excel con applicazioni VBA. Il software è potente, affidabile e disponibile in azienda a quasi tutti i livelli di operatività.

I consulenti CAEdevice sono pronti ad affiancare le Aziende nella preparazione di un metodo strutturato per lo svolgimento della fase di preventivazione di commessa in modo robusto, sicuro e coerente con gli obiettivi strategici assegnati. Il modulo di elaborazione può essere appositamente sviluppato sulla base delle esigenze aziendali, in un regime di massima collaborazione.