Gestione dei Dati di Vendita
La gestione dei dati di venduto e fatturato è uno dei capitoli più importanti della pratica aziendale.
I dati di vendita sono rappresentativi per un’azienda quanto quelli di alimentazione per un corpo umano.
Nel presente contesto non si distinguerà tra venduto e fatturato. Il ragionamento avrà quindi il massimo valore per la vendita di prodotti e non di progetti. Nei primi alla vendita segue di solito la fattura entro breve tempo. Nei secondi invece capita spesso che ci sia un ordine unico e importante a cui poi corrispondono Stati di Avanzamento Lavori per eseguire fatturazioni parziali: l’evento della vendita non causa una fattura immediata di pari importo.
- Origine dei dati di vendita
- Dati aggregati provenienti dal sistema gestionale dell’azienda, disposti solitamente in righe: una riga corrisponde ad una singola transazione.
- Ogni riga riporta i vari parametri caratteristici della transazione: codice del prodotto venduto, descrizione, nome e indirizzo del cliente, riferimento del venditore assegnatario, prezzo del bene, costo associato, data, …
- Le informazioni associate ad ogni parametro possono essere esplicite e facili da leggere, oppure meno evidenti e rappresentate da sigle. Le sigle sono etichette virtuali che permettono l’aggregazione dei dati secondo aree di interesse.
- Utilità delle statistiche di vendita
- I dati di venduto servono per il bilancio aziendale. Sono essenziali per fornire all’azienda il fatturato che le permette di sopravvivere.
- Sono utili sia in forma aggregata che disaggregata: ad esempio per il calcolo delle performance di ogni venditore, agente o distributore. Si può capire quali aree geografiche funzionano meglio e quali sono in difficoltà, o anche quali prodotti sono più apprezzati dai clienti.
- Sono la base da cui partire per calcolare la redditività aziendale. Essa può riferirsi ad un settore merceologico, area geografica, canale di vendita o anche tipo di cliente.
- Le statistiche di vendita sono essenziali per calcolare le prestazioni dei venditori e dell’area Vendite in generale, con riflessi importanti sugli obiettivi e sui premi di risultato.
- Rivelano i trend di mercato: spesso analizzando attentamente i dati di venduto ci si accorge che il mercato si sta muovendo in modo inatteso.
- Sono il termometro e il supporto dell’analisi strategica: se la strategia aziendale è coerente le diverse aree di affari, esse avranno risultati allineati con le aspettative in termini di volumi, quota di mercato e redditività. Se non succede, probabilmente è il momento giusto per approfondire la posizione competitiva dell’azienda sul mercato ed affinare la strategia
- Come redigere le statistiche di vendita
- Approccio contabile: i dati posso essere raggruppati per rispondere alle esigenze di pianificazione contabile e soddisfare le esigenze del controllo di gestione. Esprimono la redditività di divisione prodotti o di settore merceologico e i parametri di controllo sono gli stessi su cui si valutano i risultati e gli scostamenti rispetto ai valori attesi (budget).
- Approccio commerciale: aggregazione dati per area di mercato. Il Responsabile Vendite è interessato ai volumi, alla marginalità e ai trend di mercato. Egli deve essere informato in tempo reale degli sviluppi della domanda commerciale. Anticipare la concorrenza in un posizionamento di prodotto su un determinato settore o area d’affari potrebbe portare grande successo alla struttura vendite e a tutta l’azienda. In aggiunta, poter valutare in tempo reale l’andamento dei risultati dei venditori è fondamentale per il Responsabile Vendite: egli può correggere eventuali disallineamenti prima che sia tardi ed essere proattivo nel coordinamento del proprio gruppo di persone.
- Approccio analitico: I dati di vendita possono essere usati per comporre in modo automatico tabelle ABC con analisi di Pareto. Le informazioni risultanti sono di estremo interesse per valutare l’efficiacia dei venditori e l’efficienza della struttura. E’ inoltre possibile ricavare automaticamente grafici associati e trend di valore che hanno un forte impatto visivo durante le presentazioni. Prendere decisioni basate su informazioni estratte da dati analizzati in modo automatico e veloce è importante come poterlo spiegare ai portatori di interesse in azienda.
- Strumenti informatici per il calcolo automatico delle statistiche di vendita
- Lo strumento utilizzato dai consulenti di CAEdevice è Microsoft Excel con applicazioni VBA. Il software è potente, accessibile praticamente per tutti in azienda ed è perfetto per un primo livello di politica efficace di analisi commerciale.
- Vantaggi e risparmi
- Migliore comprensione dei trend di mercato significa vantaggio strategico sui concorrenti e possibilità di calibrare efficacemente le politiche commerciali sul territorio.
- Informazioni disponibili in tempo reale: i programmi automatici per l’analisi di dati permettono di mantenere alta l’attenzione e reagire agli imprevisti in tempi molto brevi.
- Risparmio di tempo del reparto amministrativo aziendale: i dati in uscita dai programmi automatici di analisi possono essere aggregati e calcolati secondo il formato più utile al tipo di interlocutore interessato: ci possono essere programmi sviluppati per fornire statistiche di vendita in approccio contabile e altri in approccio commerciale o analitico.
- Alta frequenza di aggiornamento delle tabelle di risultato (Scorecard) dei venditori o agenti aziendali. C’è la possibilità di accorgersi di derive di risultati potenzialmente dannose in tempo utile per discuterne e correggerle.
- Razionalizzazione delle risorse spese sul territorio. L’obiettivo è l’efficienza nella gestione dei rapporti con i clienti. Sviluppare un’area commerciale con efficienza significa anche assegnare delle priorità e l’approccio analitico spesso fornisce un contributo molto utile alle decisioni.
- Formalizzazione delle informazioni provenienti dal mercato, che vengono rese disponibili ai portatori di interesse in azienda (es: Responsabili di Prodotto o Marketing). Un riscontro basato su dati oggettivi è prezioso per i reparti aziendali incaricati della gestione dei prodotti e degli sforzi di comunicazione e promozione commerciale.
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Per ulteriori informazioni e preventivi: daniele@caedevice.net
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