Gestione dei Dati di Vendita

La gestione dei dati di venduto e fatturato è uno dei capitoli più importanti della pratica aziendale.

I dati di vendita sono rappresentativi per un’azienda quanto quelli di alimentazione per un corpo umano.

Nel presente contesto non si distinguerà tra venduto e fatturato. Il ragionamento avrà quindi il massimo valore per la vendita di prodotti e non di progetti. Nei primi alla vendita segue di solito la fattura entro breve tempo. Nei secondi invece capita spesso che ci sia un ordine unico e importante a cui poi corrispondono Stati di Avanzamento Lavori per eseguire fatturazioni parziali: l’evento della vendita non causa una fattura immediata di pari importo.

  1. Origine dei dati di vendita
    • Dati aggregati provenienti dal sistema gestionale dell’azienda, disposti solitamente in righe: una riga corrisponde ad una singola transazione.
    • Ogni riga riporta i vari parametri caratteristici della transazione: codice del prodotto venduto, descrizione, nome e indirizzo del cliente, riferimento del venditore assegnatario, prezzo del bene, costo associato, data, …
    • Le informazioni associate ad ogni parametro possono essere esplicite e facili da leggere, oppure meno evidenti e rappresentate da sigle. Le sigle sono etichette virtuali che permettono l’aggregazione dei dati secondo aree di interesse.
Esempio di database con dati di vendita
  1. Utilità delle statistiche di vendita
    • I dati di venduto servono per il bilancio aziendale. Sono essenziali per fornire all’azienda il fatturato che le permette di sopravvivere.
    • Sono utili sia in forma aggregata che disaggregata: ad esempio per il calcolo delle performance di ogni venditore, agente o distributore. Si può capire quali aree geografiche funzionano meglio e quali sono in difficoltà, o anche quali prodotti sono più apprezzati dai clienti.
    • Sono la base da cui partire per calcolare la redditività aziendale. Essa può riferirsi ad un settore merceologico, area geografica, canale di vendita o anche tipo di cliente.
    • Le statistiche di vendita sono essenziali per calcolare le prestazioni dei venditori e dell’area Vendite in generale, con riflessi importanti sugli obiettivi e sui premi di risultato.
    • Rivelano i trend di mercato: spesso analizzando attentamente i dati di venduto ci si accorge che il mercato si sta muovendo in modo inatteso.
    • Sono il termometro e il supporto dell’analisi strategica: se la strategia aziendale è coerente le diverse aree di affari, esse avranno risultati allineati con le aspettative in termini di volumi, quota di mercato e redditività. Se non succede, probabilmente è il momento giusto per approfondire la posizione competitiva dell’azienda sul mercato ed affinare la strategia
Esempio di grafico di supporto all’analisi strategica
  1. Come redigere le statistiche di vendita
    • Approccio contabile: i dati posso essere raggruppati per rispondere alle esigenze di pianificazione contabile e soddisfare le esigenze del controllo di gestione. Esprimono la redditività di divisione prodotti o di settore merceologico e i parametri di controllo sono gli stessi su cui si valutano i risultati e gli scostamenti rispetto ai valori attesi (budget).
    • Approccio commerciale: aggregazione dati per area di mercato. Il Responsabile Vendite è interessato ai volumi, alla marginalità e ai trend di mercato. Egli deve essere informato in tempo reale degli sviluppi della domanda commerciale. Anticipare la concorrenza in un posizionamento di prodotto su un determinato settore o area d’affari potrebbe portare grande successo alla struttura vendite e a tutta l’azienda. In aggiunta, poter valutare in tempo reale l’andamento dei risultati dei venditori è fondamentale per il Responsabile Vendite: egli può correggere eventuali disallineamenti prima che sia tardi ed essere proattivo nel coordinamento del proprio gruppo di persone.
    • Approccio analitico: I dati di vendita possono essere usati per comporre in modo automatico tabelle ABC con analisi di Pareto. Le informazioni risultanti sono di estremo interesse per valutare l’efficiacia dei venditori e l’efficienza della struttura. E’ inoltre possibile ricavare automaticamente grafici associati e trend di valore che hanno un forte impatto visivo durante le presentazioni. Prendere decisioni basate su informazioni estratte da dati analizzati in modo automatico e veloce è importante come poterlo spiegare ai portatori di interesse in azienda.
Esempio di analisi di Pareto sul portafoglio clienti – Output automatico e Tabella riassuntiva
  1. Strumenti informatici per il calcolo automatico delle statistiche di vendita
    • Lo strumento utilizzato dai consulenti di CAEdevice è Microsoft Excel con applicazioni VBA. Il software è potente, accessibile praticamente per tutti in azienda ed è perfetto per un primo livello di politica efficace di analisi commerciale.
  1. Vantaggi e risparmi
    • Migliore comprensione dei trend di mercato significa vantaggio strategico sui concorrenti e possibilità di calibrare efficacemente le politiche commerciali sul territorio.
    • Informazioni disponibili in tempo reale: i programmi automatici per l’analisi di dati permettono di mantenere alta l’attenzione e reagire agli imprevisti in tempi molto brevi.
    • Risparmio di tempo del reparto amministrativo aziendale: i dati in uscita dai programmi automatici di analisi possono essere aggregati e calcolati secondo il formato più utile al tipo di interlocutore interessato: ci possono essere programmi sviluppati per fornire statistiche di vendita in approccio contabile e altri in approccio commerciale o analitico.
    • Alta frequenza di aggiornamento delle tabelle di risultato (Scorecard) dei venditori o agenti aziendali. C’è la possibilità di accorgersi di derive di risultati potenzialmente dannose in tempo utile per discuterne e correggerle.
    • Razionalizzazione delle risorse spese sul territorio. L’obiettivo è l’efficienza nella gestione dei rapporti con i clienti. Sviluppare un’area commerciale con efficienza significa anche assegnare delle priorità e l’approccio analitico spesso fornisce un contributo molto utile alle decisioni.
    • Formalizzazione delle informazioni provenienti dal mercato, che vengono rese disponibili ai portatori di interesse in azienda (es: Responsabili di Prodotto o Marketing). Un riscontro basato su dati oggettivi è prezioso per i reparti aziendali incaricati della gestione dei prodotti e degli sforzi di comunicazione e promozione commerciale.

I consulenti CAEdevice Vi aiuteranno a trovare l’approccio all’analisi dei dati più adatto alle Vostre esigenze. Redigeranno programmi personalizzati per configurare il sistema automatico di estrazione delle informazioni secondo le Vostre necessità.