Gestione dei Dati di Vendita

La gestione dei dati di venduto e fatturato è uno dei capitoli più importanti della pratica aziendale.

I dati di vendita sono rappresentativi per un’azienda quanto quelli di alimentazione per un corpo umano.

Nel presente contesto non si distinguerà tra venduto e fatturato. Il ragionamento avrà quindi il massimo valore per la vendita di prodotti e non di progetti. Nei primi alla vendita segue di solito la fattura entro breve tempo. Nei secondi invece capita spesso che ci sia un ordine unico e importante a cui poi corrispondono Stati di Avanzamento Lavori per eseguire fatturazioni parziali: l’evento della vendita non causa una fattura immediata di pari importo.

  1. Origine dei dati di vendita
    • Dati aggregati provenienti dal sistema gestionale dell’azienda, disposti solitamente in righe: una riga corrisponde ad una singola transazione.
    • Ogni riga riporta i vari parametri caratteristici della transazione: codice del prodotto venduto, descrizione, nome e indirizzo del cliente, riferimento del venditore assegnatario, prezzo del bene, costo associato, data, …
    • Le informazioni associate ad ogni parametro possono essere esplicite e facili da leggere, oppure meno evidenti e rappresentate da sigle. Le sigle sono etichette virtuali che permettono l’aggregazione dei dati secondo aree di interesse.
Esempio di database con dati di vendita
  1. Utilità delle statistiche di vendita
    • I dati di venduto servono per il bilancio aziendale. Sono essenziali per fornire all’azienda il fatturato che le permette di sopravvivere.
    • Sono utili sia in forma aggregata che disaggregata: ad esempio per il calcolo delle performance di ogni venditore, agente o distributore. Si può capire quali aree geografiche funzionano meglio e quali sono in difficoltà, o anche quali prodotti sono più apprezzati dai clienti.
    • Sono la base da cui partire per calcolare la redditività aziendale. Essa può riferirsi ad un settore merceologico, area geografica, canale di vendita o anche tipo di cliente.
    • Le statistiche di vendita sono essenziali per calcolare le prestazioni dei venditori e dell’area Vendite in generale, con riflessi importanti sugli obiettivi e sui premi di risultato.
    • Rivelano i trend di mercato: spesso analizzando attentamente i dati di venduto ci si accorge che il mercato si sta muovendo in modo inatteso.
    • Sono il termometro e il supporto dell’analisi strategica: se la strategia aziendale è coerente le diverse aree di affari, esse avranno risultati allineati con le aspettative in termini di volumi, quota di mercato e redditività. Se non succede, probabilmente è il momento giusto per approfondire la posizione competitiva dell’azienda sul mercato ed affinare la strategia
Esempio di grafico di supporto all’analisi strategica
  1. Come redigere le statistiche di vendita
    • Approccio contabile: i dati posso essere raggruppati per rispondere alle esigenze di pianificazione contabile e soddisfare le esigenze del controllo di gestione. Esprimono la redditività di divisione prodotti o di settore merceologico e i parametri di controllo sono gli stessi su cui si valutano i risultati e gli scostamenti rispetto ai valori attesi (budget).
    • Approccio commerciale: aggregazione dati per area di mercato. Il Responsabile Vendite è interessato ai volumi, alla marginalità e ai trend di mercato. Egli deve essere informato in tempo reale degli sviluppi della domanda commerciale. Anticipare la concorrenza in un posizionamento di prodotto su un determinato settore o area d’affari potrebbe portare grande successo alla struttura vendite e a tutta l’azienda. In aggiunta, poter valutare in tempo reale l’andamento dei risultati dei venditori è fondamentale per il Responsabile Vendite: egli può correggere eventuali disallineamenti prima che sia tardi ed essere proattivo nel coordinamento del proprio gruppo di persone.
    • Approccio analitico: I dati di vendita possono essere usati per comporre in modo automatico tabelle ABC con analisi di Pareto. Le informazioni risultanti sono di estremo interesse per valutare l’efficiacia dei venditori e l’efficienza della struttura. E’ inoltre possibile ricavare automaticamente grafici associati e trend di valore che hanno un forte impatto visivo durante le presentazioni. Prendere decisioni basate su informazioni estratte da dati analizzati in modo automatico e veloce è importante come poterlo spiegare ai portatori di interesse in azienda.
Esempio di analisi di Pareto sul portafoglio clienti – Output automatico e Tabella riassuntiva
  1. Strumenti informatici per il calcolo automatico delle statistiche di vendita
    • Lo strumento utilizzato dai consulenti di CAEdevice è Microsoft Excel con applicazioni VBA. Il software è potente, accessibile praticamente per tutti in azienda ed è perfetto per un primo livello di politica efficace di analisi commerciale.
  1. Vantaggi e risparmi
    • Migliore comprensione dei trend di mercato significa vantaggio strategico sui concorrenti e possibilità di calibrare efficacemente le politiche commerciali sul territorio.
    • Informazioni disponibili in tempo reale: i programmi automatici per l’analisi di dati permettono di mantenere alta l’attenzione e reagire agli imprevisti in tempi molto brevi.
    • Risparmio di tempo del reparto amministrativo aziendale: i dati in uscita dai programmi automatici di analisi possono essere aggregati e calcolati secondo il formato più utile al tipo di interlocutore interessato: ci possono essere programmi sviluppati per fornire statistiche di vendita in approccio contabile e altri in approccio commerciale o analitico.
    • Alta frequenza di aggiornamento delle tabelle di risultato (Scorecard) dei venditori o agenti aziendali. C’è la possibilità di accorgersi di derive di risultati potenzialmente dannose in tempo utile per discuterne e correggerle.
    • Razionalizzazione delle risorse spese sul territorio. L’obiettivo è l’efficienza nella gestione dei rapporti con i clienti. Sviluppare un’area commerciale con efficienza significa anche assegnare delle priorità e l’approccio analitico spesso fornisce un contributo molto utile alle decisioni.
    • Formalizzazione delle informazioni provenienti dal mercato, che vengono rese disponibili ai portatori di interesse in azienda (es: Responsabili di Prodotto o Marketing). Un riscontro basato su dati oggettivi è prezioso per i reparti aziendali incaricati della gestione dei prodotti e degli sforzi di comunicazione e promozione commerciale.

I consulenti CAEdevice Vi aiuteranno a trovare l’approccio all’analisi dei dati più adatto alle Vostre esigenze. Redigeranno programmi personalizzati per configurare il sistema automatico di estrazione delle informazioni secondo le Vostre necessità.

Un esempio di servizio semplice ed economico per la realizzazione di un programma automatico che gestisca i dati di vendita è disponibile all’indirizzo seguente (link):

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