Automazione dei Processi Aziendali
Automatizzare i processi aziendali è uno dei temi più attuali nella pratica di consulenza aziendale.
Perchè automatizzare
Rendere automatico un processo significa renderlo indipendente dall’uomo, del tutto o in parte, con diversi vantaggi.
L’obiettivo principale è quello di un comune investimento: un ritorno economico, che può già avvenire nel breve termine.
Il processo ha uno o più obiettivi, che caratterizzano la sua funzionalità, e utilizza un certo ammontare di risorse. Queste ultime possono essere umane, materiali, immateriali. Ogni processo incorpora una lista di operazioni da svolgere, partendo da un insieme di dati iniziali, per ottenere un risultato e raggiungere un obiettivo.
Il ritorno di investimento connesso all’automazione di un processo aziendale si compone principalmente di risparmi sulle risorse impiegate e di un aumento generale di affidabilità. Nel dettaglio si ha:
- Risparmio di tempo
- L’esecuzione di una serie di compiti ripetitivi da parte di un computer è molto più veloce di quanto sarebbe per un uomo (Risparmio Diretto)
- Le risorse normalmente assegnate allo svolgimento del processo si dedicano ad altre attività a maggior valore aggiunto (Risparmio di Costo Opportunità)
- Le attività collegate o sequenziali al processo automatizzato sono più efficienti (Risparmio Indiretto)
- Riduzione del numero di errori
- I computer nascono per eseguire processi ripetitivi e normalmente non sbagliano
- Le decisioni prese sulla base dei risultati del processo automatico sono più affidabili
- Processi veloci consentono di prendere decisioni importanti per il mercato in tempi rapidi
- Aumento della consistenza strategica
- Un processo si può eseguire in modo automatico se prima è stato progettato e descritto in modo formale: una volta fatto, il processo ha uno standard di esecuzione che non viene più messo in discussione se non per esplicita volontà. Diventa stabile. Processi stabili e noti rendono più solida la pratica aziendale in conformità alle direttive dei manager e, in ultima analisi, ne aumentano la consistenza strategica
Esempio: Un responsabile commerciale gestisce la forza vendite di un’azienda in un mercato complesso e in rapida evoluzione. Poter contare su un aggiornamento frequente dei risultati di vendita su statistiche complete e approfondimenti sulla penetrazione dei prodotti nelle varie aree geografiche di riferimento è un’arma importantissima per prendere decisioni sensate, veloci ed efficienti.
Come automatizzare
Rendere automatici i processi aziendali richiede innanzitutto che sia possibile in principio. Esistono alcuni processi per cui ciò non accade: ad esempio la scelta di un nuovo collaboratore. E’ difficile pensare che il nostro nuovo responsabile HR sia scelto da un computer.
In generale i processi che meglio si prestano all’automazione sono quelli di tipo ripetitivo e di natura quantitativa. Ad esempio, in ambito di contabilità industriale oppure di elaborazione scorte di magazzino sulla base dei consumi storici.
In questo articolo, per semplicità, si considerano esclusivamente processi formalizzabili su fogli di calcolo. In questo caso, la procedura di automazione consiste in:
- Definizione formale del processo
- Definizione di dati in ingresso e uscita
- Definizione lista delle operazioni da svolgere
- Definizione di un responsabile di processo
- Redazione lista di risorse coinvolte
- Creazione di un programma informatico
- Il programma deve realizzare la lista delle operazioni necessarie con i dati richiesti
- Lo strumento utilizzato dai consulenti CAE Device è Microsoft Excel con applicazioni VBA
- Il codice VBA viene integrato nella piattaforma Excel personale ed è disponibile in qualunque momento
Cosa automatizzare – Ambiti di azione
A titolo di esempio e suggerimento, si riporta qui di seguito un elenco non esaustivo di possibilità per eseguire l’automazione di processo in azienda. In tali ambiti è conveniente automatizzare e si può abbastanza facilmente calcolare il risparmio che derivi dall’esecuzione.
- Amministrazione e Finanza
- Riclassificazione di bilancio (Conto Economico, Stato Patrimoniale)
- Calcolo e aggiornamento degli indici di performance (solidità, liquidità, redditività)
- Statistiche di tesoreria e calcolo scenari di bilancio per effetto di variazioni durante l’esercizio
- Commerciale
- Analisi dati di vendita per prodotto o area geografica
- Creazione statistiche di vendita aggiornate e grafici strategici
- Analisi delle performance di vendita individuali (Scorecard)
- Produzione
- Compilazione e stampa moduli di carico e scarico da magazzino
- Compilazione e stampa di schede di collaudo collegate ai codici dei prodotti al test
- Redazione piani di produzione con criteri automatici di allocazione risorse
- Ufficio Tecnico
- Emissioni di distinte base
- Classificazione disegni tecnici, gestione database dei codici con relativi indici di revisione
- Redazione reportistica di test
- Qualità
- Redazione report di controllo statistico dei processi
- Gestione pratiche RNC (Rapporti di Non Conformità)
- Gestione processi di audit interno
L’elenco di cui sopra non intende esaurire tutte le possibili applicazioni dell’automazione di processo: gli ambiti di azione sono davvero molti. Tutte le parti dell’azienda possono beneficiare di processi più snelli, veloci ed efficienti.
I consulenti CAEdevice sono pronti ad affiancare le Aziende nella scelta dei processi da automatizzare. Risparmiare tempo e risorse è possibile, basta rivolgersi ad un consulente esperto che garantisca la massima collaborazione.
Per ulteriori informazioni e preventivi: daniele@caedevice.net
Un esempio di servizio semplice ed economico per la realizzazione di un programma per automazione di processo è disponibile all’indirizzo seguente (link):
